RPA浅谈

RPA (Robotic Process Automation)是指机器人业务自动化。 有时将其翻译为“数字劳工” (虚拟知识分子)或“软件机器人”。换句话说,人工智能是一种自动执行日常任务并大大提高文书工作效率的技术。

RPA工具的商业供应商见证了需求的激增。此外,在过去的两年中,许多新的供应商进入了市场。大多数组织仍在寻找削减成本并稳定过渡旧工作模式的方法。当前,RPA被视为一种快速实现高投资回报率(RoI)的方法。有专门的RPA供应商仅提供RPA软件,还有许多其他供应商已在其软件中嵌入了RPA功能或提供了多种工具,例如,Pegasystems和Cognizant在传统BPM,CRM和BI功能同时提供RPA。本文的目的是思考RPA的发展。

而近期,全球正卷入COVID-19的风暴之中,在那些其他疾病致死率高且严重贫困的国家,更多依靠的是劳动力密集产业,这种情况既加大了防控难度,也加大了抗疫措施实际上所导致的更严重的经济后果的风险。

在一些已经处于较发达水平的社会,现在已经是需要政府促进提高生产力的时候了。必须使员工从简单的任务中解放出来,使员工从事更高级的工作,提高服务质量,并提高人口素质。而在发达国家,RPA正有效地实现了这一目标。

Woosung Park在其论文通过两个维度对AI运用的不同的战略方向进行分类:竞争策略和AI使用策略AI,将人工智能划分为四种类型。(2018)

 

(I)包含所有试图通过人与AI之间的协作来提高效率的举措,而梅赛德斯-奔驰运营的智能工厂就是一个很好的例子。实际上,德国政府,企业和工会共同咨询和推行的工业4.0是该策略的强烈支持者。

(II)其特征在于积极使用以提高生产力,从而损害人类劳动力的利益。与寻找新的业务模型或新产品相比,公司对通过使用AI来更有效地使流程更感兴趣。为此,包括日本公司在内的许多公司都迅速引入并使用了RPA。例如,三菱东京UFJ 银行减少由于工作时间RPA最近推出的很多,并计划以后延长AI的应用领域。

(III)旨在通过打破现有技术格局并改变客户的品味来赢得市场和客户。他们尽最大努力开发新技术的功能。他们主要是小型初创企业,只想在已建立的市场和技术上取得突破。对于他们来说,他们的新业务模式或服务的破坏性影响并不是他们所关心的。其劳动力构成大多是专家或企业家,企业人数很少,这解释了为什么人与AI之间的协作未在战略中进行有意义的考虑。在大型公司中,可以将Google Alphabet视为选择此策略的公司。

(IV)由企业通过积极使用AI来寻求新的业务模型,但同时要利用人与AI之间的协作。实际上使用这种战略选择的公司很少。也许那些在瞬息万变的环境中抓住新机遇的公司已经忙于寻找技术解决方案,而不觉得有必要利用人与人工智能之间的协作。

从积极的方面来看,人与AI之间的协作可能会受益,原因有几个。首先,人工智能在速度和准确性上的优势,大数据分析可以消除人类工作的繁重,就像我们在RPA的使用中所看到的那样,并使人类专注于更基本和创造性的问题。另一方面,人类可以利用他的经验和能力,例如领导能力,团队合作精神,创造力,社交能力,教给AI,建议AI解释数据并找到解决方案。因此,有理由相信,相互理解和支持的人与AI之间的相互协作会带来更佳的性能。

金融,IT基础架构维护和人力资源是RPA采用特别活跃的行业。三菱东京UFJ银行希望减少大量且耗时的工作并减轻负责人的负担,职员有许多复杂的文书工作,而且工作效率低下。但当时出现了一个背景,那就是因为引入IT系统的成本太高,员工不得不继续进行手动人工工作。东京三菱UFJ银行在为期两年的初步运营期内为20种文书工作引入了RPA。

三菱东京UFJ银行的问题是需要每小时访问内部系统以获取数据。其中有许多复杂的任务,例如将检查的数据复制到Excel,这给相关负责人带来了沉重的负担。

对于需要按固定时间周期进行处理的任务,可以通过设置RPA进行周期检查数据并实现自动化。在三菱东京UFJ银行试点运营中成功减少了20种办公室工作的8,000小时(约1,000个劳动日,以每日8小时劳动时间计算)。由于简化了其工作,一些负责文书工作的员工能够将更多的时间花在重要任务上。

通过RPA引入实现的业务改进示例

票据处理

下面是RPA和OCR解决方案“ WinActor”如何改善业务的示例。

以下工作流程已用于实际生产自动化计费操作:

步骤1: 使用OCR将纸质票据转换为数据 

步骤2: 使用“ WinActor”检查OCR之后的发票数据和电子付款数据,人工输入OCR无法读取的部分 票据

步骤3: 使用数据自动处理费用结算工作流并将数据注册到ERP 

但根据文档的状况(例如打印不清晰和污垢),步骤1中可能无法读取OCR。但是,大多数都是可以识别的,人工操作只需进行未成功识别部分。 使用OCR将纸质发票转换为文本并设置Flow后,“ WinActor”将自动执行处理。 在这种情况下,大大减轻了财务负责人的负担,每月几乎成千上万的发票处理几乎完全自动化了。

汇总数据处理

在引入RPA之前,负责人将大量管理信息重新汇总输入到内部摘要数据库中,但这很费时间,因为工作很复杂。另外,由于“登录到网络系统”→“获取数量和查询的内容”→“ CSV输入”→“格式转换”→“压缩”→“服务器传输”,发布工作很复杂并且花费了很多时间。 

但是,通过使用RPA自动执行此转录工作,涉及的转录工作的人员甚至可以减少为零,因此在RPA自动运行时,负责人可以专注于其他任务。通常在这种情况下,机械繁琐的工作被取代,引入RPA可以显著相关减少工时。

销售数据报表生成

每周一次为每个商店或部门手动创建每周报告的示例。以下工作流程已用于自动执行每周报告操作。

步骤1: 获取在系统中注册的用于销售管理的数据 

步骤2: 通过Microsoft Power Automate等RPA工具,设定自动产生周期(例如每周)报告,汇总销售并绘制图表

总结

用于解决实际问题的RPA可以自动执行各种各样的任务,而无需任何编程知识,工作方式的改革已经成为必然趋势,近期疫情期间的大量居家办公已经暗示着时代的变革。传统办公方式是否依旧高效且必要已经成为了新时代不得不面对的问题。

在这个飞速变化的时代,至关重要的是培养学习的敏锐性,以应对未来难以预测的工作上的不断革新。事实上,AI已不断改变人类工作的内容,人类工作经验熟练的价值开始下降。管理层可以将学习的敏锐性作为雇用新员工的选择标准,甚至用作培养和选拔未来企业领导者的重要因素。

成功地应用RPA,个人觉得有4大因素:

(I)选择一个合适的场景

(II)确定正确的流程后将劳动进行标准化

(III) 在组织中建立一个中心部门

(IV)对结果进行持续监控

同时RPA仍面临许多问题:人们可能会把RPA视为威胁,RPA的目的是用于替代“冗余”的人类,还是改善人类的生活品质?对于部分简单重复型劳动力,他们的利益是否是被更大程度剥削?如何形成行业标准,对RPA代理商进行规范?如何控制RPA代理并避免安全性,合规性和经济风险?RPA代理“行为不当”,由谁负责?RPA代理商和公司人员如何实现无缝协作?

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